چه یک فریلنسر یا صاحب کسب و کار کوچک باشید، فاکتور یکی از مهم ترین اسنادی است که ارسال می کنید. با این حال، دانستن اینکه چه نوع فاکتوری باید ارسال شود و چه اطلاعاتی باید گنجانده شود، می تواند مهم باشد. در مقاله پیش رو همه چیزهایی را که باید در مورد فاکتور بدانید خواهیم گفت..
فاکتور چیست؟
فاکتور سندی است که فروشنده به منظور پرداخت در اختیار خریدار قرار می دهد. این سند جزئیات هزینه کالا یا خدمات ارائه شده به خریدار، از جمله توضیحات و قیمت محصولات خریداری شده را نشان می دهد. فاکتورها می توانند به عنوان یک مدرک مورد استناد قانونی عمل کنند که اطلاعات لازم مانند نام فروشنده و خریدار، توضیحات و قیمت کالا یا خدمات و شرایط پرداخت را داشته باشند.
فاکتورها نقش مهمی در مطالبه پرداخت از خریداران دارند. فراتر از آن، آنها چندین مزیت دیگر را برای هر دو طرف درگیر در یک معامله ارائه می دهند، از جمله نگهداری سوابق، نظارت بر پرداخت، و حتی می توانند به عنوان یک دفاع قانونی عمل کنند.
ثبت رکورد
یکی از مهمترین مزایای فاکتورها، توانایی آنها در ارائه رکورد دائمی فروش است. این رکورد شامل اطلاعاتی مانند تاریخ فروش، خریدار و فروشنده و محصولات یا خدمات فروخته شده است.
نظارت بر پرداخت
فاکتورها همچنین ابزاری مهم برای بازیابی پرداخت ها و بدهی ها هستند. آنها به خریداران و فروشندگان کمک می کنند تا سوابق دقیق تراکنش های خود، از جمله مبالغ بدهی و پرداخت های انجام شده را حفظ کنند.
دفاع قانونی
صورت‌حساب‌هایی که به‌درستی تنظیم شده‌اند به عنوان مدرک قانونی توافق بین خریدار و فروشنده در مورد قیمت و شرایط پرداخت عمل می‌کنند. این مورد می تواند در صورت بروز اختلاف یا شکایت تقلبی از فروشنده محافظت کند.
بیشتر بخوانید؛ نرخ اتحادیه باربری تهران در سال 1402 چقدر است؟
انواع مختلف فاکتورها
کسب‌وکارها، از جمله شرکت‌های کوچک و متوسط (SMEs)، می‌توانند انواع مختلفی از فاکتورها را به مشتریان خود ارائه دهند. نوع فاکتور ایجاد شده به عواملی مانند نوع صنعت، دفعات پرداخت و روش صورتحساب برای خدمات ارائه شده بستگی دارد.
چندین نوع فاکتور وجود دارد که عبارتند از:
پیش فاکتور
یک فاکتور اولیه است که یک شرکت قبل از تحویل کالا یا خدمات برای مشتری ارسال می کند. این نوع فاکتور شرایط فروش شامل کالا یا خدماتی که قرار است ارائه شود، هزینه آنها و شرایط پرداخت را مشخص می کند.
فاکتور تجاری
سندی است که برای تشریح کالاها یا خدمات ارائه شده و مبلغی که مشتری در قبال آنها بدهکار است استفاده می شود.
فاکتور خدماتی
توسط شرکت های خدماتی برای صدور صورت حساب به مشتریان خود برای خدمات ارائه شده استفاده می شود. این فاکتورها خدمات ارائه شده، تاریخ ارائه خدمات و بهای کل خدمات را مشخص می کند.
فاکتورهای دوره ای
توسط کسب و کارها برای صدور صورت حساب مشتریان به صورت منظم، مانند هفتگی یا ماهانه، استفاده می شود. این اغلب توسط مشاغل خدماتی برای خدمات دوره‌ای مانند پشتیبانی وب‌سایت استفاده می شود.
فاکتور مرجوعی
سندی است که برای بازپرداخت وجه به مشتری برای کالاها یا خدماتی که بازگردانده شده اند یا استفاده نشده اند استفاده می شوند. فاکتور مرجوعی مبلغ واریز شده به حساب مشتری را نیز مشخص می کند.
فاکتورهای جدول زمانی
زمانی استفاده می‌شود که یک کسب‌وکار یا کارمند بر اساس ساعات کار با نرخ استاندارد پرداخت یا تعرفه خدمات (به عنوان مثال برای برق‌کارها، لوله‌کش‌ها و غیره) صورتحساب می‌گیرد. گاهی اوقات جداول زمانی توسط کارمندان قراردادی استفاده می شود که به صورت ساعتی توسط کارفرمای خود حقوق دریافت می کنند.
صفحه رسمی آی بار در اینستاگرام
فاکتورها چه تفاوتی با رسیدها و سفارشات خرید دارند؟
فاکتور سندی برای درخواست پرداخت است. رسید سندی است که توسط مشاغل برای تأیید پرداخت انجام شده ارائه می‌شود. یک رسید پس از پرداخت صادر می شود، در حالی که یک فاکتور قبل از پرداخت ارسال می شود. معمولاً فاکتورها شامل جزئیات مربوط به کالا یا خدمات ارائه شده، هزینه و شرایط پرداخت می‌شوند. رسیدها فقط پرداخت را تأیید می کنند و جزئیات دقیق تراکنش را ارائه نمی دهند.
سفارش خرید سندی است که مشتری برای درخواست کالا یا خدمات برای تامین کننده ارسال می کند. این سند، کالاها یا خدمات مورد نیاز و همچنین مقدار و قیمت را مشخص می کند. فاکتورها پس از ارائه کالا یا خدمات ارسال می شوند، در حالی که سفارش خرید قبل از ارائه کالا یا خدمات ارسال می شود.
چه چیزهایی باید در فاکتور خود گنجانده شود
هنگام ایجاد یک فاکتور، مهم است که تمام اطلاعات لازم را لحاظ کنید تا اطمینان حاصل شود که مشتری دقیقاً می داند برای چه چیزی پول پرداخت می‌کند و چه زمانی باید پرداخت شود. برخی از عناصر کلیدی برای درج در فاکتور عبارتند از:
- نام فرستنده، آدرس و اطلاعات تماس
- نام گیرنده، آدرس و اطلاعات تماس
- شماره فاکتور به همراه تاریخ صدور
- شرایط تحویل
- واحد پول
- شرایط پرداخت (مانند پرداخت اعتباری یا چک )
- هزینه، مقدار و شرح کالا یا خدمات
- مبدا
- کد محصول
- هر گونه مالیات قابل اعمال (در صورت وجود)
- کل مبلغ سررسید، هم عددی و هم به حروف
- مهر فرستنده که در زیر آن امضا شده است
اکنون همه چیزهایی را که برای ایجاد یک فاکتور حرفه ای برای مشتریان خود نیاز دارید، در اختیار دارید. با این حال، فاکتور تنها بخشی از چرخه فروش موثر است.
با استفاده از نرم افزار صدور بارنامه آی بار، از طریق قابلیت های زیر می‌توانید راه‌حل‌های حمل‌ونقل، ذخیره‌سازی و توزیع کالا و خدمات خود را برای نتایج بهینه افزایش دهید. قابلیت های نرم افزار صدور بارنامه آی بار:
- امکان ارائه خدمات صدور حواله و بارنامه الکترونیک به شرکت‌های باربری
- امکان ارائه خدمت به بازارگاه الکترونیک حمل، آی‌بار و …
- ثبت مشخصات راننده و کامیون حمل بار، ثبت مسیر از مبدا به مقصد، نوع کالا، تعداد و ابعاد بسته یا وزن کالا، تائیدیه های لازم، ارزش بار و…
- تعین نرخ و کرایه حمل توسط متقاضی بارنامه
- کنترل و استعلام اطلاعات دقیق ارسال شده از شرکت های حمل و نقل به سازمان راهداری، پلیس و… و گرفتن کد رهگیری
- صدور کشوری بارنامه الکترونیکی
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راه حل های لجستیک هوشمند و کاربردی ما برای پروژه بعدی خود با ما تماس بگیرید. ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.