بارنامه یکی از اسناد مهم در صنایع حمل و نقل به حساب می‌آید. این سند نشان می‌دهد که یک کالا از مبدأ تا مقصد توسط چه وسیله‌ای حمل و نقل و جابجا شده و چه هزینه‌ای بابت آن دریافت شده است. در واقع بارنامه قراردادی بین فرستنده و متصدی حمل و نقل است که به منزله رسید دریافت کالا است. نکته مهم در مورد ثبت بارنامه این است که این سند به عنوان دلیلی بر مالکیت کالا محسوب شده و قابل معامله است. پس از صدور و ثبت بارنامه شرکت حمل و نقل نمی‌تواند ادعایی خارج از مندرجات بارنامه داشته باشند. این سند قابلیت انتقال به غیر داشته و معمولا بدون قید و شرط بین طرفین تنظیم می‌شود.
قوانین و شرایط صدور بارنامه
بارنامه‌ها دارای قوانین و مقررات تعیین شده‌ای هستند که طرفین قرارداد شامل فرستنده، گیرنده و حمل کننده یا افراد مسئول در فرایند حمل و نقل موظف به رعایت این مقررات هستند. قوانین مربوط به ثبت بارنامه را می‌توان در چهار دسته تقسیم‌بندی کرد.
قوانین مربوط به فرستنده
فرستنده کالا موظف است که کلیه اطلاعات مربوطه به کالا از جمله مشخصات کامل، نشانی محل بارگیری و تخلیه، مشخصات تحویل گیرنده، نوع بسته‌بندی و غیره را به صورت دقیق در بارنامه درج کند. همچنین فرستند باید به منظور کاهش خسارات احتمالی، از بارگیری و ارسال به موقع کالا به مقصد اطمینان حاصل نماید.
قوانین مربوط به صادر کننده
در این بخش از آموزش ثبت بارنامه باید گفت که صادر کننده باید اطلاعات ثبتی در اوراق را بررسی کرده و از کامل بودن آن به خصوص مبلغ کرایه اطمینان حاصل نماید. صادر کننده باید بارنامه را از مبدأ قانونی شرکت به سایر نقاط در کشور ارسال کند. یکی دیگر از وظایف صادر کننده، صدور پروانه عبور و سند مربوط به آن برای بارهای ترافیکی است. همچنین صادر کننده باید تمام بارنامه‌های صادر شده را تحت پوشش بیمه مسئولیت حمل قرار دهد.
قوانین مربوط به گیرنده
یکی از مهم‌ترین وظایف گیرنده کالا تخلیه به موقع بار به منظور جلوگیری از تحمیل هزینه‌های اضافی است. هزینه‌ای که به عنوان کرایه در زمان ثبت بارنامه توسط شرکت حمل و نقل تعیین شده است باید توسط گیرنده پرداخت شود.
قوانین مربوط به رانندگان
رانندگان وظیفه دارند که پس از ثبت بارنامه از آن به منظور دریافت کرایه حمل و نقل از گیرنده به خوبی محافظت کنند. همچنین رانندگان در زمان تحویل کالا و تخلیه و همچنین در زمان بارگیری باید در محل حضور داشته باشند. یکی از مهم‌ترین وظایف رانندگان حفظ و نگهداری از کالاها در فاصله مبدا تا مقصد و تحویل آن به صورت سالم و کامل به گیرنده است.
ثبت بارنامه آنلاین
در دنیای امروز با توجه به پیشرفت و فناوری و توسعه استفاده از اینترنت، بسیاری از کارها مانند ثبت بارنامه به صورت اینترنتی و آنلاین انجام می‌شود. بارنامه‌ها یکی از اسناد مهم در زمینه حمل و نقل کالاها به حساب می‌آیند که می‌توانند به صورت کاغذی و اینترنتی صادر شوند. همانطور که در روش صحیح آموزش ثبت بارنامه اشاره شد برای صدور بارنامه به صورت آنلاین و اینترنتی باید از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده کرد. نرم‌افزارهای متعددی برای این منظور طراحی و توسعه پیدا کرده‌اند که می‌توان از آن‌ها در قالب اپلیکیشن یا مبتنی بر بستر ویندوز استفاده کرد. این نرم‌افزارهای معمولا در اختیار شرکت‌های خدمات حمل و نقد قرار دارند تا کاربران در این مراکز بتوانند ثبت بارنامه به صورت آنلاین را انجام دهند.
فرایند ثبت بارنامه آنلاین یا اینترنتی به شرح زیر است:
- در قدم اول باید مشخصات حمل کننده و هر وسیله نقلیه‌ای که بار با آن حمل می‌شود در نرم‌افزار ثبت شود.
- در مرحله دوم باید از اطلاعات مربوط به حمل کننده کالا و وسیله نقلیه استعلام گرفته شود، که این مرحله توسط نرم‌افزار به صورت آنلاین انجام می‌شود.
- در مرحله سوم، نوبت به ثبت کلیه اطلاعات مربوط به کالا در بارنامه می‌رسد. در این مرحله پس از تأیید اطلاعات وارد شده، باید حواله ثبت شده و کد رهگیری دریافت شود.
- در مرحله آخر نیز کد رهگیری دریافت شده همراه با اطلاعات ثبتی در بارنامه بر روی برگه‌های مخصوص بارنامه پرینت گرفته می‌شود.
با توجه به اینکه در هر زمینه‌ای یک سری افراد سودجو و کلاهبردار وجود دارند، ممکن است در رابطه با ثبت بارنامه به صورت اینترنتی و آنلاین نیز چنین مشکلاتی پیش آید. به همین دلیل بهتر است به منظور پیشگیری از وقوع چنین اتفاقاتی، کد رهگیری در بارنامه‌های صادر شده از طریق سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای استعلام شده و از صحت و سقم آن اطمینان حاصل شود. در واقع یک بارنامه زمانی معتبر محسوب می‌شود که دارای یک کد رهگیری 16 رقمی باشد.
ثبت بارنامه با کد ملی
ثبت بارنامه با کد ملی راننده انجام می‌شود به همین دلیل یکی از بخش‌های اصلی سامانه جامع راهداری و حمل و نقل جاده‌ای، استعلام کارت هوشمند رانندگان است. افراد می‌توانند با مراجعه به این سامانه و وارد کردن کد ملی راننده، کارت هوشمند وی را مشاهده کرده و تاریخ اعتبار و اصالت آن را بررسی کنند. همچنین به وسیله کد ملی می‌توان تعداد بارنامه راننده را نیر استعلام گرفت. این امکان در سامانه جامع راهداری به منظور سهولت رانندگان راه‌اندازی شده است تا بتوانند خدمات مورد نیاز را به صورت الکترونیکی دریافت کنند.
ثبت بارنامه در معاملات فصلی
پیش از آشنایی با روش ثبت بارنامه در گزارشات فصلی باید گفت که امور حمل و نقل و باربری در ایران به 3 روش انجام می‌شود که در 95 درصد موارد تنها از یک روش استفاده می‌شود. در این روش که اغلب مجموعه‌های ارائه کننده خدمات باربری از آن استفاده می‌کنند، موسسه باربری نسبت به ثبت بارنامه اقدام می‌کند و مانند آژانس‌های تاکسی تلفنی، راننده با خودروی خود خدمات باربری و حمل و نقل را ارائه می‌کند. به همین دلیل بخش عمده هزینه باربری که در این روش اخذ می‌شود به راننده تعلق می‌گیرد و این راننده از مجموع دریافتی‌های خود درصدی را به عنوان کارمزد به مؤسسه باربری پرداخت می‌کند.
در این شرایط با توجه به اینکه در بارنامه صادر شده میزان کارمزد باربری و مالیات بر ارزش افزوده به صورت آماری درج می‌شود و این کارمزد در سرجمع مبلغ بارنامه منظور نمی‌شود، نیازی به ثبت در گزارشات فصلی وجود ندارد. در حقیقت در این شرایط چون بابت کارمزد باربری به راننده مبلغی پرداخت نشده است، نیازی به ثبت آن در گزارشات فصلی وجود ندارد چون هیچ رویداد مالی بین باربری و شرکت دریافت کننده خدمات محقق نشده که نیاز به ثبت آن وجود داشته باشد.
در واقع در معاملات فصلی تنها چیزی که نیاز به ثبت دارد، رویدادهای مالی است که بین دریافت کننده خدمات باربری و راننده رخ داده است. با توجه به این که این رویداد یک خرید خدمات ساده محسوب می‌شود که می‌توان آن را با طرفیت راننده در گزارشات فصلی ثبت کرد. به همین دلیل در این ثبت نباید هیچ‌گونه ارزش افزوده‌ای به عنوان اعتبار مالیاتی برای شرکت دریافت کننده خدمات لحاظ شود.
مورد ثبت بعدی که در این حالت باید مورد توجه قرار گیرد مربوط به مؤسسه باربری و راننده است. در این حالت باید فروش کارمزد از باربری به راننده ثبت شود که می‌تواند با یک ثبت فروش ساده کارمزد از باربری به راننده آن را انجام داد.
جمع‌بندی
صنایع حمل و نقل و باربری به صنایعی گفته می‌شود که در آن کالاها توسط روش‌ها و وسایل مختلف از نقطه‌ای به نقطه دیگر انتقال داده می‌شوند. با توجه به اینکه این خدمات معمولا توسط شرکت‌های باربری به سازمان‌های مختلف ارائه می‌شود، به وجود برخی اسناد در این مراودات نیاز است. یکی از مهم‌ترین اسناد در حوزه حمل و نقل و باربری کالاها، بارنامه نام دارد که حاوی اطلاعات دقیق و بسیار مهمی از مشخصات و نوع کالا، نوع بسته‌بندی، مبدأ ارسال کالا و فرستنده، مقصد ارسال کالا و گیرنده، هزینه حمل و نقل و باربری و غیره است. در واقع ثبت بارنامه در زمان دریافت خدمات مربوط به حمل و نقل و باربری کالا، سندی محکم و معتبر بین دریافت کننده و ارائه دهنده خدمت به حساب می‌آید. در این میان سامانه پرداخت لجستیک آی بار پی با خودکارسازی و آسان سازی مراحل ثبت بارنامه و همچنین پیگیری و پرداخت آن گام مهمی را در افزایش سرعت حمل و نقل، ترخیص و تخلیه کالا دارد.