در چند سال اخیر پیشرفت‌هایی در فناوری صورت‌گرفته است که بارنامه سنتی کاغذی را به فرمت بارنامه الکترونیکی (eB/L) تبدیل کرده است. این فناوری جدید با نام‌های بارنامه الکترونیکی یا بارنامه دیجیتال نیز شناخته می‌شود. بارنامه الکترونیکی جدید می‌تواند مزایای زیادی را برای چندین طرف درگیر در زنجیره تأمین ایجاد کند.
در این مقاله مروری داریم بر نحوه کار بارنامه الکترونیکی و اینکه چگونه می‌تواند کارایی و ارزش را برای صادرکنندگان و سایر طرف‌های زنجیره تأمین فراهم کند.
بارنامه الکترونیکی چیست؟
بارنامه الکترونیکی که بارنامه بدون کاغذ نیز نامیده می‌شود، نسخه دیجیتالی سند کاغذی سنتی است. بارنامه الکترونیکی برای ثبت جزئیات یک محموله، از جمله فرستنده، گیرنده و کالای در حال حمل استفاده می‌شود. همچنین بارنامه الکترونیکی را می‌توان به‌صورت الکترونیکی ایجاد و انتقال داد که می‌تواند در زمان و هزینه در مقایسه با فرایند سنتی مبتنی بر کاغذ صرفه‌جویی کند.
کارکردهای مختلف بارنامه
در گذشته یکی از وسایل نقلیه ای که بیشترین استفاده در تجارت و حمل و نقل را داشته کشتی بوده است. به همین جهت در این نوع حمل و نقل از بارنامه ها استفاده می‌شده است اما رفته رفته این سند برای حمل‌ونقل‌های دیگر هم مورد استفاده قرار گرفته است. اما بارنامه دقیقاً چه‌کار کردهایی دارد را در ادامه درباره آن صحبت خواهیم کرد.
استفاده در اختلاف بین طرفین
یکی از کارکردهای مهم در بارنامه استفاده برای حل اختلاف بین طرفین است. درصورتی‌که هرگونه اختلافی بین طرفین حمل بار شکل بگیرد وجود بارنامه الکترونیکی و توافقاتی که در آن ذکر شده می‌تواند مشکل‌گشا در حل اختلاف‌های بین طرفین باشد. علاوه بر این اگر در زمان حمل بار حادثه رخ دهد وجود با وجود بارنامه الکترونیکی می‌توان به‌راحتی مقصر حادثه را پیدا کرد و از آن طلب خسارت کرد.
استفاده بهعنوان رسید
یکی دیگر کارکردهای مهم بارنامه الکترونیکی استفاده از آن بهعنوان رسید است. این به این معناست که با وجود داشتن رسید طرفین درگیر در حمل مشخص خواهند شد و درصد اشتباه در زمان تحویل بار به کمترین حد ممکن خواهد رسید. به طور مثال اگر شخصی رسید بارنامه را داشته باشد و راننده بار را به کسی دیگری تحویل داده باشد می‌توان به‌راحتی از راننده شکایت کرد.
استفاده بهعنوان سند مالکیت
و آخرین کارکردی بارنامه الکترونیکی دارد این است که کسی که بارنامه الکترونیکی داشته باشد می‌تواند از آن بهعنوان سند مالکیت استفاده کند. یادتان باشد اگر بارنامه را دریافت نکنید نمی‌توانید ادعایی نسبت به مالکیت بار داشته باشید و هر کسی اعم از شرکت باربری و یا حمل‌کننده بار می‌تواند خود را مالک بار معرفی کند؛ بنابراین در چنین شرایطی ثابت‌کردن مالکیت بار کاری زمان بر محسوب می‌شود. اما با داشتن بارنامه الکترونیکی مالک بار در سیستم ثبت می‌شود و دیگر کسی به‌غیراز صاحب بار نمی‌تواند ادعایی برای مالکیت بار داشته باشد.
انواع بارنامه الکترونیکی
بارنامه الکترونیکی را می‌توان بر اساس نوع وسایل حمل‌ونقل مختلف دسته‌بندی نمود. در ادامه با انواع بارنامه الکترونیکی آشنا خواهیم شد:
برنامه قابل انتقال
بارنامه قابل انتقال به این مفهوم است که به‌راحتی می‌توان بارنامه را به هر شخصی دیگر واگذار کرد در این نوع بارنامه الکترونیکی افراد می‌توانند بارنامه را به یکدیگر منتقل کنند.
بارنامه غیرقابل‌انتقال
بارنامه غیرقابل‌انتقال به این معنا است که تنها به شخصی که نام او در بارنامه ذکر شده و محلی که برای تحویل بار در بارنامه قید شده می‌توان بار را تحویل داد. این نوع بارنامه الکترونیکی امکان تغییر مکان تحویل بار و یا صاحب بار وجود ندارد.
مزایای بارنامه الکترونیکی
اگر این سؤال برایتان مطرح شده است که مزایا بارنامه الکترونیکی چیست و چرا جایگزین بارنامه‌های سنتی شده است؟ در ادامه به مزایای این ابزارهای نوین و اهمیت بارنامه الکترونیکی اشاره کرده‌ایم:
افزایش امنیت
به دلیل اقدامات امنیتی مانند شماره پین، کلیدهای اشتراک، امضای الکترونیکی و مسیرهای حسابرسی، جعل یک صورت‌حساب الکترونیکی بسیار دشوارتر از تولید یک صورت‌حساب کاغذی تقلبی است. به علاوه کاربران را قادر می‌سازد تا بر هر مرحله از تراکنش نظارت کنند تا در صورت تغییر اسناد، فناوری زمان ایجاد این تغییرات و مسئولیت ایجاد آنها را نشان دهد.
مقرون به صرفه
سادگی انتقال الکترونیکی هزینه‌های اداری مربوط به تهیه بارنامه‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. به طور مشابه، صورت‌حساب‌های الکترونیکی هزینه‌های مربوط به تصحیح خطا را کاهش می‌دهند، زیرا برخلاف صورت‌حساب‌های کاغذی، اسناد الکترونیکی را می‌توان به‌راحتی با اطلاعات صحیح لغو و مجدداً منتشر کرد.
سرعت بالاتر
بی‌درنگ بودن فرمت دیجیتال اجازه می‌دهد تا تمام وظایف مربوطه، مانند اقدامات اداری و اصلاحی ذکر شده در بالا، به‌سرعت انجام شود، و از تأخیر جلوگیری شود و باعث صرفه‌جویی بیشتر در هزینه‌ها شود.
ایجاد و توزیع سریعتر
شاید مهم‌ترین مزیت استفاده از بارنامه الکترونیکی سرعت ایجاد و توزیع باشد. بارنامه الکترونیکی را می‌توان در عرض چند دقیقه ایجاد و به همه طرف‌های درگیر در حمل‌ونقل ارسال کرد.
این یک پیشرفت گسترده نسبت به فرایند سنتی مبتنی بر کاغذ است که اغلب ممکن است روزها یا حتی هفته‌ها طول بکشد. مزیت سرعت بارنامه الکترونیکی می‌تواند به زمان تحویل سریعتر حمل‌ونقل و در نتیجه بهبود روابط با همه سهام‌داران منجر شود.
ردیابی و دید پیشرفته
بارنامه‌های الکترونیکی به فرستنده‌ها و گیرندگان این امکان را می‌دهد که در کل فرایند حمل‌ونقل به داده‌های حیاتی در زمان واقعی دسترسی داشته باشند. این قابلیت رویت در زمان واقعی می‌تواند به شما کمک کند محموله خود را پیگیری کنید، تاخیرهای احتمالی را شناسایی کنید و برای موارد احتمالی برنامه‌ریزی کنید.
اطلاعات دقیقتر
بارنامه الکترونیکی را می‌توان به طور خودکار با داده‌ها پر کرد که آنها را نسبت به همتایان کاغذی خود دقیقتر می‌کند. این به این دلیل است که در بارنامه الکترونیکی نیاز به وارد کردن داده‌ها به‌صورت دستی را از بین می‌برد که اغلب می‌تواند منجر به خطاهای انسانی شود. همچنین افزایش دقت بارنامه‌های الکترونیکی می‌تواند به ساده‌سازی عملیات و کاهش هزینه‌های مرتبط با اشتباهات و تأخیر در صورت‌حساب کمک کند.
دوستدار محیطزیست
برخلاف اسناد کاغذی، سوابق الکترونیکی را می‌توان به‌راحتی و بدون نیاز به چاپ آنها ذخیره و بازیابی کرد. این امر باعث کاهش مقدار کاغذ مصرفی می‌شود که به نوبه خود به حفظ درختان و سایر منابع طبیعی کمک می‌کند.
علاوه بر این، بارنامه الکترونیکی می‌تواند با حذف نیاز به حمل اسناد کاغذی بین مکان‌های مختلف، به کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای کمک کند. همان‌طور که کسب‌وکارهای بیشتری از فناوری بارنامه الکترونیکی استفاده می‌کنند، پتانسیل برای زنجیره‌های تأمین پایدارتر به واقعیت تبدیل می‌شود.
امنیت بیشتر
با استفاده از فناوری بارنامه الکترونیکی، افراد می‌توانند از امنیت بیشتری در طول فرایند حمل‌ونقل استفاده کنند. به این معنی که نمی‌توان آنها را در حین حمل‌ونقل گم کرد یا دزدید. بعلاوه، بارنامه الکترونیکی با امضای دیجیتال آنها را ضد دست‌کاری می‌کند. در نتیجه، افراد می‌توانند اطمینان بیشتری داشته باشند که محموله‌هایشان سالم و به‌موقع می‌رسند.
سامانه صدور بارنامه الکترونیکی
سامانه صدور بارنامه الکترونیکی به‌صورت آنلاین زیر نظر سازمان راهداری و حمل‌ونقل انجام می‌گیرد. تمامی رانندگان برای دریافت بارنامه الکترونیکی باید از این سیستم یکپارچه استفاده کنند تا مجاز به تردد در جاده‌ها و حمل بار باشند. صدور بارنامه الکترونیکی در جهت رهگیری و کنترل راحت‌تر توسط پلیس‌راه و سازمان راهداری و حمل‌ونقل جاده‌ای صورت می‌گیرد. این سامانه به جهت سهولت صدور بارنامه و جلوگیری از هرگونه تخلف راه‌اندازی شده است.
نحوه صدور بارنامه الکترونیکی
با پیشرفت فناوری و حذف بارنامه‌های کاغذی نرم‌افزارهای زیادی در خصوص نحوه صدور بارنامه الکترونیکی و استعلام بارنامه الکترونیکی به‌صورت اپلیکیشن و برای سیستم‌عامل‌های مختلف طراحی شدند. دراین‌خصوص شرکت‌های حمل‌ونقل و کاربران آن می‌توانند نسبت به نصب آن اقدام کنند. در این روش کاربران بدون واسطه بارنامه الکترونیکی محموله خود را به‌سرعت می‌توانند دریافت کنند.
مراحل صدور بارنامه الکترونیکی
در ابتدا رانندگان باید در سامانه مشخصات کامل خود و وسیله نقلیه‌ای که با آن بار جابه‌جا می‌کنند را ثبت کنند و سپس استعلامات لازم در خصوص راننده و خودروی حمل انجام شود. در مرحله بعدی کلیه اطلاعات در خصوص بار وارد شد تأییدیه حواله و کد رهگیری داده شد در نهایت تمامی اطلاعات بر روی بارنامه ثبت می‌شود و قابل پرینت گرفتن است.
جمع‌بندی
ما در این مقاله درباره مفهوم بارنامه الکترونیکی و کارکردهای آن سخن گفتیم و سعی کردیم شما را با مزایای مهم آن آشنا کنیم. همان‌طور که در بالا ذکر کردیم، با اطمینان می‌توان گفت که فرایند جدید بارنامه الکترونیکی مزایا، کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌های بسیاری را برای صنعت حمل‌ونقل جهانی فراهم می‌کند.
بارنامه الکترونیکی این پتانسیل را دارد که صنعت حمل‌ونقل را متحول کند و تأثیر موجی مثبتی بر اقتصاد جهانی داشته باشد. سامانه هوشمند پرداخت لجستیک آی بار پی نیز در همین راستا با هوشمندسازی عملیات محاسبه و پرداخت کرایه بارنامه به کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت پردازش بارنامه ها کمک شایانی می‌کند.